Tugas 3 - Sistem Otomatisasi Perkantoran

Nama              : 1. Mufarrohah                                45213670

                          2. Nanda Putri Purwantari            46213330

                          3. Rosdiana Norminawati Purba  48213092

                          4. Ruli Novitasari                           48213128

                          5. Yeni Sarah Hardiyanti              49213424

Kelas               : 3DA02

Matakuliah    : Sistem Informasi Manajemen

Deadline         : Kamis, 19 November 2015

Computer Based Information System (CBIS)

Komputer mula-mula digunakan sebagai Sistem Informasi Akuntansi (SIA), tapi kemudian disadari memiliki nilai potensial sebagai suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM). Kemudian perhatian meluas pada bidang lain seperti: Sistem Pendukung Keputusan (SPK), dan Sistem Otomatisasi Perkantoran (SOP), dan Sistem Berbasis Pengetahuan. Kelima bidang aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer yang disebut dengan Computer Based Information System (CBIS).

Dalam CBIS dikenal dengan istilah End User Computing yaitu pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai. Terdapat 4 pengaruh utama yang mendorong End User Computing adalah:

• Meningkatkan pengetahuan tentang komputer 
• Antrian jasa informasi 
• Perangkat keras yang murah 
• Perangkat lunak jadi

Dalam beberapa hal, tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir, bertumbuh menjadi matang, berfungsi dan pada akhirnya mati. Pada evolusi ini disebut Siklus Hidup Sistem. Diantaranya:

• Perencanaan 
• Analisis 
• Rancangan 
• Penerapan 
• Penggunaan

Kebanyakan sistem dibuat sebelum teknologi canggih berkembang, baik sistem yang memproses data perusahaan maupun sistem yang melaksanakan fungsi dasar. Dengan ini, manajemen menyimpulkan bahwa perlu dilakukan pendekatan baru atas sistem-sistem, dengan memanfaatkan teknologi modern pula. Pengerjaan ulang terhadap sistem ini disebut dengan Rekayasa Ulang.

Seiring berkembangnya CBIS, manager merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manager mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggungjawab keseluruhan manager dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh para spesialis informasi.

Pada awalnya para manager yang menggunakan komputer merupakan orang-orang yang berpandangan jauh kedepan yang mana memberikan keunggulan atas pesaing mereka. Manager sekarang benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menanggani transaksi satu hari tanpanya. 

Sistem Otomatisasi Perkantoran (SOP)

Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecahan masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manager untuk saling melakukan komunikasi lebih baik lagi selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. 

Otomatisasi dalam Pabrik

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasanya dilakukan oleh manusia. Aplikasi otomatisasi pertama kali dilakukan dalam pabrik pada akhir tahun 1950 dan diberi nama numerical control. Kemudian mesin tersebut dirancang sedemikian rupa sehingga dapat dikontrol langsung oleh mikrokomputer dan diberi nama direct numerical control. Perkembangan yang lebih baru adalah robotics, CAD (Computer Aided Design), dan CAM (Computer Aided Manufacturing). 

Sejarah Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran dimulai pada tahun 1960 yaitu ketika IBM menemukan istilah word processing untuk menjelaskan aktivitas divisi mesin ketik elektriknya. Lalu pada tahun 1964 IBM kembali memasarkan mesin yang disebut MT / ST (Magnetic Tape / Selectric Typewriter). 

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Sistem Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. 

Otomatisasi perkantoran bertujuan untuk mempermudah semua jenis komunikasi baik lisan maupun lisan.

Pihak yang menggunakan Otomatisasi Perkantoran

Berikut merupakan pihak-pihak yang menggunakan otomatisasi perkantoran adalah

1. Manager 
2. Profesional adalah orang yang bertugas mengelola sesuatu yang khusus dengan keterampilan tertentu. 
3. Sekretaris 
4. Klerk adalah orang yang bertugas membantu sekretaris

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Pada tahun 1980, tujuan otomatisasi perkantoran hanya sebatas membantu tugas sekretaris dan klerk saja. Namun seiring dengan berjalannya waktu, terdapat beberapa tujuan otomatisasi perkantoran adalah 

• Sebagai korespondensi ke dalam, artinya memperoleh informasi untuk pemecahan masalah 
• Pendapatan yang lebih tinggi lawan penghindaran biaya, yaitu dengan cara menunda penambahan personel pada operasional aktivitas kerja 
• Pemecahan masalah kelompok, yaitu komunikasi pada manajemen perusahaan untuk memecahkan masalah 
• Pelengkapan bukan penggantian yaitu melengkapi informasi interpersonal seperti: percakapan face to face, telepon, menulis memo, dll

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Berikut beberapa aplikasi otomatisasi perkantoran:

1. Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Peralatan tersebut ada 2 bentuk yaitu dedicated word process dan general purpose computer. 
   
2. E-Mail adalah penggunaan komputer jaringan yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. 
   
3. Voice Mail adalah mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya, Anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada Anda. Fasilitas yang dimiliki Voice Mail ini adalah store dan forward, serta message distribution list. 
   
4. Electronic Calendering adalah penggunaan komputer jaringan untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manager. Electronic calendering ini bersifat khusus dari aplikasi otomatisasi perkantoran lainnya yaitu tidak benar-benar menyampaikan informasi, melainkan ia hanya menyusun terjadinya komunikasi. 
   
5. Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. 
   
6. Video Conferencing adalah seperti halnya audio conferencing, video conferencing tidak melibatkan penggunaan komputer. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal video dan audio. 
   
7. Computer Conferencing adalah penggunaan komputer jaringan sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan E-Mail. Perbedaannya hanya terletak pada para penggunannya. 
   
8. Faximile adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilam dokumen pada suatu ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau kopi di ujung yang lain. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya, dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit dari mesin fotokopi. 
   
9. Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar. Materi tekstual dapat berupa naratif, atau tabulasi dan disimpan pada penyimpanan sekunder komputer. 
   
10. Image Storage dan Retrieval adalah penyimpanan tampilan (image) dokumen yang dikarenakan ruang penyimpanan file pada kertas sudah tidak mencukupi lagi atau penyimpanan untuk dokumen volume besar dalam bentuk kertas dan ditransmisikan dalam bentuk penyimpanan tampilan (image). 
    
11. Desktop Publishing adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
    

Model Otomatisasi Perkantoran

Berikut peranan informasi yang mengalir baik dari maupun ke manager, yaitu:

• Berperan sebagai penghubung : manager memperoleh informasi baik dari lingkungan perusahaan, dari unit operasi, dari unit pendukung, dan lain-lain. 
• Berperan sebagai pemimpin : manager memperoleh informasi dari atasan maupun bawahan.
• Berperan sebagai pemonitor : manager menyampaikan informasi kepada orang lain atau menggunakan informasi untuk pembuat keputusan.

Mix Otomatisasi Perkantoran

Manager akan menentukan Mix Otomatisasi Perkantoran berdasarkan karakteristik perusahaan orang lain yang terlibat dalam komunikasi, sumber daya yang tersedia, dan minat perorangan. 

Dalam beberapa kondisi, aplikasi otomatisasi perkantoran mengganti metode komunikasi tradisional yaitu diantaranya word processing digunakan sebagai alat pembuat memo, e-mail dan voice mail digunakan untuk mengganti cara pemanggilan telepon. Beberapa aplikasi otomatisasi perkantoran menawarkan peluang baru diantaranya video conferencing digunakan untuk menghubungkan antara orang yang berada di kota berbeda, prosesnya hampir sama dengan komunikasi tatap muka, electronic calendering digunakan untuk mengkoordinir pertukaran informasi dan computer conferencing digunakan untuk mengkomunikasikan pendapat para peserta. Otomatisasi Perkantoran adalah alat pemecahan masalah, bahkan ketika manager tidak mengoperasikan peralatan itu sendiri. 

Sumber:

McLeod, Raymond, Jr. 2008. Sistem Informasi Manajemen Edisi Kedelapan. Jakarta: Salemba Empat.

Margianti, E. S., dan Suryadi, H. S. 1994 .Seri Diktat Kuliah : Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Penerbit Gunadarma.